KI-Assistent für Pflichten: Wie rechtskataster.com jetzt bei bindenden Verpflichtungen hilft

Ein Rechtskataster beantwortet die Frage „Welche Vorschriften gelten für uns?“. Die Fragen des Alltags klingen anders: Was verlangt diese Pflicht konkret von uns? Wie weisen wir das im Audit nach? Und was greift, wenn wir nächste Woche die neue Anlage anfahren? Dafür hat rechtskataster.com jetzt einen KI-Assistenten — einen, der nur Ihr eigenes Kataster kennt, Lücken darin findet und nachfragt, statt zu raten.

Ein Dienstagmorgen in einem mittelständischen Metallbetrieb. Die Produktionsleitung hat entschieden: Die zweite Lackieranlage kommt, Inbetriebnahme in sechs Wochen. Die Umweltbeauftragte öffnet das Rechtskataster — rund 340 Regelungen, gut 1.800 Pflichten, alles sauber gepflegt. Und genau das ist jetzt das Problem. Welche dieser 1.800 Pflichten greifen bei einer neuen Anlage? Was ist vor der Inbetriebnahme zu tun, was danach? Bisher hieß die Antwort: Filter setzen, Fundstellen lesen, im Zweifel den Berater anrufen.

Seit dieser Woche gibt es eine dritte Möglichkeit. Sie tippt in den Assistenten: „Wir errichten eine neue Lackieranlage — welche Pflichten aus unserem Kataster greifen jetzt?“ Keine halbe Minute später steht die Antwort: gegliedert nach dem, was gilt, wie es umzusetzen und womit es nachzuweisen ist — jede Aussage mit einem Verweis auf die konkrete Pflicht in ihrem Kataster, inklusive des Hinweises, welche davon bei ihr noch als „ausstehend“ geführt werden.

Das ist der neue KI-Assistent für Pflichten auf rechtskataster.com, der Legal-Compliance-Plattform von IQI. Er ist kein Chatbot, der das Internet befragt, und keine Suchmaschine für Paragrafen. Er ist ein Werkzeug, das ausschließlich Ihr eigenes Pflichtenkataster kennt — und den amtlichen Rechtsbestand dahinter, wenn dort etwas fehlt. Dieser Beitrag zeigt, was er kann, was er bewusst nicht kann und wie er in ein zertifiziertes Managementsystem passt.

Was ist der KI-Assistent für Pflichten?

Der KI-Assistent für Pflichten ist ein zubuchbares Zusatzmodul von rechtskataster.com, das Fragen zu den bindenden Verpflichtungen eines Unternehmens ausschließlich auf Grundlage seines eigenen Pflichtenkatasters beantwortet, fehlende Pflichten aus dem amtlichen Rechtsbestand vorschlägt und sie auf Freigabe eines Administrators ins Kataster übernimmt. In der Anwendung heißt er „Pflichten-Assistent“; er steht allen Personen zur Verfügung, die im Pflichten-Verteiler der Organisation eingetragen sind.

Drei Eigenschaften unterscheiden ihn von einem allgemeinen KI-Chat. Erstens antwortet er aus Ihrem Kataster, nicht aus dem Gedächtnis eines Sprachmodells: Jede Aussage trägt einen Verweis auf die Pflicht, aus der sie stammt, und eine Pflicht, die nicht in seinem Auszug steht, darf er nicht nennen. Zweitens kennt er Ihr Unternehmen — aber anonym: Bundesländer der Standorte, Rollen, Tätigkeiten, Anlagen, Stoffe, Kennzahlen und geklärte Fakten aus dem Onboarding, nicht aber Ihren Firmennamen, Anschriften oder Personen. Drittens entscheidet er nichts. Er schlägt vor, begründet und fragt nach; ob eine Pflicht in Ihr Kataster kommt, bestimmt ein Mensch mit Administratorrechten.

Warum ein Assistent — und warum gerade so?

IQI betreut heute mehr als 235 Rechtskataster. Aus dieser Praxis wissen wir, wann ein Kataster wirklich gebraucht wird: nicht beim Anlegen, sondern im Alltag danach. Ein Auszubildender fängt an. Eine Anlage wird erweitert. Der Auditor kommt morgen und will wissen, womit die Gefährdungsbeurteilung nachgewiesen ist. In diesen Momenten ist ein Kataster mit tausend Pflichten zunächst ein Nachschlagewerk — und Nachschlagen kostet Zeit und Fachwissen, das nicht an jedem Standort und nicht an jedem Tag verfügbar ist.

Im Beitrag „Wieviel KI verträgt ein Rechtskataster?“ haben wir vor zwei Wochen die Regel beschrieben, nach der wir Sprachmodelle einsetzen: Fakten deterministisch, Sprache per KI, Verantwortung beim Menschen. Der Assistent ist die konsequente Anwendung dieser Regel auf die Nutzerseite. Die Fakten — welche Pflichten in Ihrem Kataster stehen, welchen Stand sie haben, welche Gesetze der Rechtsbestand kennt — kommen aus Datenbank und Kataster, nicht aus dem Modell. Die Sprache — die Frage verstehen, die Antwort gliedern, eine Begründung formulieren — übernimmt das Modell. Und die Entscheidung, ob eine vorgeschlagene Pflicht ins Kataster kommt, bleibt beim Administrator.

Darum ist der Assistent auch bewusst eng gebaut. Ein Modell, das frei aus seinem Trainingswissen antwortet, produziert irgendwann einen „§ 12a“, den es nie gab. Ein Modell, das nur aus einem geprüften Auszug antworten darf und jede Aussage belegen muss, kann das nicht. Wo der Auszug die Frage nicht beantwortet, sagt es das — oder es sucht im Rechtsbestand, ob die Pflicht dort steht und in Ihrem Kataster nur fehlt.

Was der Assistent kann: vier Funktionen im Detail

1. Fragen zu Ihren Pflichten beantworten — aus Ihrem Kataster

Der Assistent öffnet sich als Seitenleiste über der Pflichtenliste. Sie fragen in eigenen Worten; er sucht die passenden Pflichten in Ihrem Kataster — nach Bedeutung, nicht nur nach Stichworten — und antwortet aus diesem Auszug. Drei Fragetypen deckt er ab:

• Umsetzung: „Was verlangt die Pflicht zur Gefährdungsbeurteilung bei Gefahrstoffen konkret von uns?“
• Nachweis: „Wie weise ich die Unterweisung im Audit nach?“
• Anlass und Vorhaben: „Wir errichten eine neue Produktionsanlage — welche Pflichten aus unserem Kataster greifen jetzt?“ oder „Was muss ich für meinen Azubi beachten?“

Die Antwort ist gegliedert — Was gilt · So setzen Sie es um · Nachweis · Ihr Stand — und jede Aussage trägt einen Verweis auf die Pflicht, aus der sie stammt. Ein Klick auf den Verweis öffnet die Pflicht in Ihrer Liste. Weil der Assistent Ihren Bearbeitungsstand kennt (Status, Turnus, hinterlegte Nachweise — anonym, ohne Namen und Notizen), sagt er auch, welche der genannten Pflichten bei Ihnen bereits erledigt sind und welche noch ausstehen. Folgefragen versteht er im Zusammenhang: Auf „Wie weise ich die nach?“ antwortet er zu den Pflichten aus der vorherigen Antwort, nicht zu irgendeiner Nachweispflicht im Kataster.

Eine Besonderheit, die in der Praxis viel zählt: Auch Ihre eigenen Pflichten — aus hochgeladenen Genehmigungsbescheiden, Nebenbestimmungen oder manuell erfasst — stehen im Auszug gleichberechtigt neben den Pflichten aus dem Rechtsbestand. Der Assistent behandelt sie als verbindliche Vorgaben, denn eine Nebenbestimmung im Bescheid ist für Ihren Betrieb oft konkreter als der Gesetzestext dahinter.

2. Lücken finden: „Nicht in Ihrem Kataster“

Der interessantere Fall ist der, in dem Ihr Kataster die Frage nicht beantwortet. Dann sucht der Assistent im gesamten, wöchentlich aktualisierten Rechtsbestand der Plattform — EU-Recht, Bundesrecht, DGUV-Vorschriften, BAuA-Regeln, das Landesrecht Ihrer Standorte und, soweit erfasst, das Ortsrecht Ihrer Kommunen — nach Pflichten, die zu Ihrer Frage passen. Er tut das innerhalb Ihres Geltungsbereichs: Landesrecht anderer Bundesländer sieht er gar nicht erst.

Die Kandidaten laufen dann durch dieselben formalen Schranken wie beim Onboarding: Berufsbild-Verordnungen, Pflichten mit einem Adressaten, der Sie nicht sind (Behörden, Gerichte, Banken, Kliniken), Rollen, die Sie im Onboarding verneint haben, und Gesetze, die Sie bewusst aus Ihrem Kataster entfernt haben, kommen nicht auf den Tisch. Menschliche Entscheidungen werden respektiert — was Sie verworfen haben, schlägt der Assistent nicht wieder vor. Was übrig bleibt, prüft das Modell gegen Ihr Unternehmensprofil: Nur ein Kandidat, der zur Frage und zum Unternehmen passt und nicht bloß eine Pflicht wiederholt, die Sie schon führen, wird vorgeschlagen — im Abschnitt „Nicht in Ihrem Kataster“, mit Begründung.

Ein Beispiel aus unserem Test mit einer fiktiven Beispielfirma (gut 100 Beschäftigte, Kapitalgesellschaft): Auf die Frage „Brauchen wir eine interne Meldestelle für Hinweisgeber?“ fand der Assistent im Kataster nichts Passendes — das Hinweisgeberschutzgesetz war zwar als Regelung erfasst, seine Pflichten aber nie übernommen. Aus dem Rechtsbestand schlug er § 12 Abs. 1 HinSchG (Grundpflicht: interne Meldestelle ab 50 Beschäftigten) und § 42 Abs. 1 HinSchG (Übergangsregelung für private Beschäftigungsgeber mit 50 bis 249 Beschäftigten) vor, mit der Begründung „110 Beschäftigte, private Kapitalgesellschaft, Frist 17.12.2023“. Antwortzeit: acht Sekunden.

3. Per Knopfdruck übernehmen — mit Vier-Augen-Prinzip

Ein Administrator übernimmt die vorgeschlagenen Pflichten mit einem Klick auf „Alle ins Kataster übernehmen“ — oder wählt einzelne ab. Ist das zugehörige Gesetz noch nicht im Kataster, kommt es mit; die Pflicht startet im Status „ausstehend“ und läuft ab dann durch den normalen Workflow mit Zuweisung, Turnus, Nachweisen und Erinnerungen. In der Historie steht bei jeder so übernommenen Regelung und Pflicht der Vermerk „über den Pflichten-Assistenten aufgenommen“ — wer im Audit fragt, warum eine Pflicht im Kataster steht, bekommt Datum, Person und Weg.

Nutzerinnen und Nutzer ohne Administratorrechte sehen die Vorschläge ebenfalls, können sie aber nicht übernehmen; sie erhalten den Hinweis, sich an ihren Administrator zu wenden. Das ist Absicht: Das Kataster ist ein Nachweisdokument, und was hineinkommt, entscheidet die Person, die es verantwortet. Pflichten, die bereits im Kataster stehen, erkennt der Assistent und markiert sie als „Bereits im Kataster“ — Dubletten entstehen nicht.

4. Weitere Pflichten ableiten — ein ganzes Gesetz gegen Ihr Profil prüfen

Mit einer übernommenen Pflicht ist es selten getan. Wer § 12 HinSchG aufnimmt, sollte wissen, was das Gesetz sonst noch von ihm verlangt. Deshalb bietet der Assistent nach jeder Übernahme an: „Weitere Pflichten aus HinSchG prüfen“. Er nimmt dann alle Pflichten dieses Gesetzes, die noch nicht in Ihrem Kataster sind, und beurteilt jede einzelne gegen Ihr Unternehmensprofil: trifft zu, trifft nicht zu oder unklar — jeweils mit einem Satz Begründung.

Bei großen Gesetzen sind das Hunderte Pflichten. Die Prüfung läuft deshalb im Hintergrund, in Blöcken zu hundert Pflichten, ein Modellaufruf nach dem anderen; Sie können den Assistenten zwischendurch schließen und später weiterarbeiten — die Urteile wachsen Block für Block, und was bereits als zutreffend erkannt ist, lässt sich schon während des Laufs übernehmen. Wird die Prüfung unterbrochen, setzt sie an derselben Stelle fort, ohne bereits Beurteiltes noch einmal zu prüfen.

Vor dem Modell steht eine formale Vorprüfung ohne KI: Pflichten, die sich an eine Behörde, einen Prüfer, eine Ärztin oder eine andere Stelle richten, die Ihr Unternehmen nie ist, werden sofort als „nicht zutreffend“ ausgewiesen — nachvollziehbar mit Grund, aber ohne einen einzigen Modellaufruf. Das spart Zeit und Kosten und nimmt dem Modell die Fälle ab, in denen es nichts zu deuten gibt.

Nachfragen statt raten: der Umgang mit fehlenden Fakten

Die wichtigste Entwurfsentscheidung im Assistenten ist keine Funktion, sondern ein Verbot: Was das Modell nicht weiß, darf es nicht erfinden. Sprachmodelle neigen dazu, eine fehlende Tatsache durch eine plausible Annahme zu ersetzen — „das Unternehmen wird schon mehr als 2.000 Tonnen Rückstände haben“. In einem Rechtskataster ist genau das inakzeptabel. Der Assistent geht deshalb den anderen Weg.

Fehlt ihm für ein Urteil eine Tatsache, stellt er nach dem Lauf eine Rückfrage: gezielt, auf eine einzelne fehlende Angabe gerichtet und mit Ja oder Nein beantwortbar — „Fallen in Ihrem Betrieb überwachungsbedürftige Rückstände nach Anlage 1 StrlSchG an?“ Gleichlautende Fragen aus verschiedenen Blöcken bündelt er zu einer, sortiert nach der Zahl der betroffenen Pflichten; mehr als acht stellt er nie auf einmal. Ihre Antworten werden als geklärte Fakten mit Datum in Ihrem Unternehmensprofil gespeichert — genau so, wie es die Angaben aus dem Onboarding und die Klärungen mit Ihrem IQI-Betreuer sind. Anschließend beurteilt er die unklaren Pflichten mit dem ergänzten Profil neu.

Das hat zwei Folgen, die über die einzelne Frage hinausreichen. Eine einmal geklärte Tatsache gilt für jede spätere Prüfung, egal zu welchem Gesetz — eine beantwortete Frage wird nicht ein zweites Mal gestellt, auch nicht umformuliert. Und Ihr Profil wird mit jeder Antwort vollständiger, was auch der Betreuung durch IQI zugutekommt: Dieselben Fakten sieht der Legal-Compliance-Berater, der Ihr Kataster pflegt.

Ebenso wichtig ist die Regel für das, was nicht gefragt wird. Rollen, Tätigkeiten, Anlagen, Stoffe und die Antworten des Onboarding-Fragebogens sind vollständig erhoben. Fehlt in Ihrem Profil ein Merkmal, das eine Pflicht voraussetzt — eine Röntgeneinrichtung, ein Drittlandimport, eine Handwerksrolle —, dann haben Sie es nicht, und das Urteil lautet „trifft nicht zu“, nicht „unklar“. Und aus einem Merkmal darf der Assistent nur ableiten, was es bezeichnet: Eine Abwasseranlage ist keine Anlage der Wassergewinnung, ein Druckbehälter keine Röntgeneinrichtung. „Unklar“ und Rückfragen bleiben den Dingen vorbehalten, die kein Fragebogen abfragt: Schwellenwerte, Mengen, Fristen, Zulassungsarten.

Ein Beispiel aus dem Test: 700 Pflichten Strahlenschutzgesetz

Wie sich das in Zahlen anfühlt, zeigt ein Testlauf mit unserer Beispielfirma, einem fiktiven Industriebetrieb, der eine anzeigepflichtige Röntgeneinrichtung zur Materialprüfung betreibt. Das Strahlenschutzgesetz steht im Rechtsbestand der Plattform mit rund 700 extrahierten Pflichten. 61 davon führte die Beispielfirma bereits im Kataster — aus der Pflichtenanlage durch IQI. Die übrigen 639 hat der Assistent geprüft.

133 Pflichten fielen in der formalen Vorprüfung — ihr Adressat ist die zuständige Behörde, ein Sachverständiger, eine Ärztin oder ein Verband, nicht das Unternehmen. Die verbleibenden 506 beurteilte das Modell in sechs Blöcken, insgesamt in weniger als einer halben Stunde, im Hintergrund. Beim ersten Durchgang stellte der Assistent acht Rückfragen, alle als Ja/Nein beantwortbar: überwachungsbedürftige Rückstände, Radonvorsorgegebiet, Arbeitsplätze im Kellergeschoss, Bauprodukte, mehrere vertretungsberechtigte Personen. Nach den Antworten blieb keine Pflicht mehr unklar. Ergebnis: 5 Pflichten treffen zu — darunter die Nachweise, die der Anzeige der Röntgeneinrichtung beizufügen sind —, 634 nicht, davon 133 ohne einen einzigen Modellaufruf.

Ein Befund aus derselben Entwicklungsphase zeigt, warum die Freigabe durch einen Menschen kein Formalismus ist: In einem frühen Lauf hielt das Modell eine Pflicht zur Radonmessung am Arbeitsplatz für einschlägig, weil die Beispielfirma eine Abwasseranlage betreibt — die einschlägige Anlage zum Strahlenschutzgesetz nennt aber Wassergewinnung und -aufbereitung, nicht Abwasser. Wir haben die Regel dahinter geschärft (aus einem Merkmal nur ableiten, was es bezeichnet), und der Fall tritt so nicht mehr auf. Der Punkt bleibt: Der Assistent liefert Entwürfe mit Begründung. Die Entscheidung trifft Ihr Administrator — und die Begründung macht diese Entscheidung schnell.

Was der Assistent sieht — und was nicht

Die häufigste Frage, die wir zum Assistenten bekommen, ist keine fachliche: „Was geht da eigentlich an die KI?“ Die Antwort ist kurz, weil der Assistent bewusst wenig sieht.

Die Verarbeitung ist im Auftragsverarbeitungsvertrag von rechtskataster.com geregelt: § 10a und Anlage 4 gelten nur, wenn eine Organisation das Zusatzmodul bucht. Sie benennen die zwei LLM-Anbieter mit Sitz in den USA, bei denen das Sprachmodell betrieben wird, samt EU-Standardvertragsklauseln und verlinkten Unterlagen; Eingaben werden dort nicht gespeichert und nicht zum Training verwendet. Die Plattform selbst und alle Kundendaten bleiben in der EU (Amazon Web Services, Region Frankfurt). IQI speichert den bereinigten Fragetext und die Antwort für 30 Tage zur Störungsanalyse und löscht sie danach automatisch; ein Gesprächsverlauf lebt nur in der Browsersitzung. Vor jeder Eingabe weist die Anwendung darauf hin, keine personenbezogenen Daten einzugeben. Den vollständigen Text finden Sie unter rechtskataster.com/datenschutz/avv.

Wo der Assistent im Managementsystem andockt

Für zertifizierte Organisationen ist ein Rechtskataster kein Selbstzweck. ISO 14001 und ISO 45001 verlangen in Kapitel 6.1.3, bindende Verpflichtungen zu bestimmen, Zugang zu ihnen zu haben und festzulegen, wie sie auf die Organisation zutreffen; ISO 50001 fordert das in Kapitel 4.2, ISO/IEC 27001 kennt die Anforderung in Anhang A 5.31, ISO 9001 verlangt die Kenntnis der zutreffenden gesetzlichen Anforderungen. Die Geschäftsführung wiederum haftet nach § 130 OWiG für Aufsichtsmaßnahmen, die Zuwiderhandlungen verhindern — und Aufsicht setzt voraus, dass man weiß, was gilt.

Wer den Assistenten einsetzt, nutzt ein KI-System im Sinne der KI-Verordnung — mit einer überschaubaren Konsequenz: Art. 4 KI-VO erwartet, dass die Personen, die damit arbeiten, wissen, was das Werkzeug kann und was nicht. Dieser Beitrag und der Hinweistext in der Anwendung sind dafür ein guter Anfang; was Art. 4 sonst verlangt, haben wir im Beitrag „KI-Kompetenz nach Art. 4 KI-VO“ beschrieben.

So starten Sie: fünf Schritte

1. Schritt 1: Voraussetzung prüfen

   Der Assistent ist für die Tarifstufe „Pflichten“ buchbar — also für Organisationen, deren Kataster bereits mit Pflichten hinterlegt ist. Das Zusatzmodul kostet 1.190 € netto im Jahr, ohne Begrenzung der Fragen; die Anfrage geht direkt aus der Anwendung („Assistent anfragen“) oder über rechtskataster.com/preise.

2. Schritt 2: Personen freischalten

   Nach der Buchung schaltet Ihr Administrator die Nutzerinnen und Nutzer unter Einstellungen → Team in den Pflichten-Verteiler. Wer dort steht, sieht den Knopf „Assistent“ unten rechts auf der Pflichtenseite.

3. Schritt 3: Fragen stellen

   In eigenen Worten, ohne personenbezogene Daten: Umsetzung, Nachweis, Anlass. Beispielfragen stehen in der Seitenleiste; „Neues Gespräch“ verwirft den Verlauf.

4. Schritt 4: Vorschläge prüfen und übernehmen

   Lesen Sie die Begründung zu jedem Vorschlag im Abschnitt „Nicht in Ihrem Kataster“. Administratoren übernehmen mit einem Klick und starten bei Bedarf „Weitere Pflichten aus … prüfen“.

5. Schritt 5: Rückfragen beantworten, Urteile freigeben

   Beantworten Sie die gebündelten Rückfragen mit Ja oder Nein, entscheiden Sie unklare Fälle selbst und übernehmen Sie die zutreffenden Pflichten. Ab dann laufen sie durch Zuweisung, Turnus, Nachweise und Erinnerungen wie jede andere Pflicht.

Was der Assistent bewusst nicht tut

Ein Werkzeug, das Vertrauen verdienen will, muss seine Grenzen benennen. Der Assistent erteilt keine Rechtsberatung; seine Antworten sind Hinweise zur Umsetzung, die Fundstellen für die eigene Prüfung liefern. Er beantwortet keine Fragen außerhalb seiner Datenbasis — wer ihn nach dem Wetter fragt, bekommt eine freundliche Rückführung zum Thema. Er entscheidet nichts: Kein Gesetz und keine Pflicht kommt ohne Klick eines Administrators ins Kataster, und kein Urteil der Ableitung wird automatisch übernommen. Er ersetzt nicht die Relevanzprüfung der Änderungen durch IQI und nicht die Betreuung Ihres Katasters — er füllt die Zeit zwischen zwei Reports, in der die Fragen des Alltags entstehen. Und er liest keine Dokumente: Was in einem Bescheid steht, kommt über die eigene Pflicht ins Kataster, nicht über den Assistenten.

Häufig gestellte Fragen zum KI-Assistenten für Pflichten

Weiterführend: Rechtskataster erstellen und pflegen lassen · Funktionen von rechtskataster.com · Glossar: Bindende Verpflichtungen und Rechtskonformitätsbewertung · Wieviel KI verträgt ein Rechtskataster?