Der Beauftragte geht — und das Audit steht an

Ein Managementsystem besteht aus Prozessen, nicht aus einer Person. Die Abläufe laufen weiter, die Dokumente liegen in der Lenkung, die Nachweise entstehen im Tagesgeschäft. Was mit der Person tatsächlich geht, ist nicht die Rolle — es ist das Wissen: Zugänge, Fristen, mündliche Zusagen, Ablageorte, die nie jemand aufgeschrieben hat. Genau dort müssen Sie in den ersten Tagen ansetzen, nicht bei der Stellenausschreibung.

Die zweite Entlastung: Die meisten Unternehmen müssen gar nicht sofort einen neuen Beauftragten benennen. Was die Norm verlangt und was das Gesetz verlangt, sind zwei verschiedene Dinge — und genau an dieser Unterscheidung entscheidet sich, wie eilig es wirklich ist. Bei einigen Funktionen läuft eine Frist, bei den meisten nicht.

Diese Seite ist deshalb nach Dringlichkeit geordnet und nicht als Projektplan: erst, was in den ersten Tagen zu sichern ist, dann die Entscheidung über die Nachfolge, dann der Fall, dass ein Audittermin schon steht.

Was die Norm verlangt — und was das Gesetz

Den Beauftragten der obersten Leitung als Pflichtrolle kennt die ISO 9001 seit der Revision 2015 nicht mehr; der Anhang der Norm führt die Benennung ausdrücklich als nicht mehr verwendet auf. Die zugehörigen Verantwortungen und Befugnisse weist die oberste Leitung seither nach Klausel 5.3 zu. Bei der ISO 14001 und der ISO 45001 ist es genauso — deren Anhänge nennen ausdrücklich drei zulässige Varianten: eine Person, mehrere Personen gemeinsam oder ein Mitglied der obersten Leitung.

Zwei Ausnahmen gibt es im Normenbereich. Die ISO 50001 verlangt ein Energiemanagement-Team — in kleinen Häusern darf das eine einzelne Person sein, aber die Leitung muss ihm Verantwortung und Befugnis zuweisen. Und in den Branchennormen lebt die Rolle weiter: Die EN 9100 behält den Beauftragten der obersten Leitung, die ISO 13485 verlangt einen Beauftragten der Leitung, der Mitglied der Leitung sein muss.

Umgekehrt gibt es gesetzlich bestellte Funktionen, die nicht einfach vakant bleiben dürfen — und bei einigen muss die Behörde sogar erfahren, dass die Person gegangen ist. Die folgende Übersicht stellt beides gegenüber; an der unteren Hälfte entscheidet sich die Dringlichkeit:

Diese Übersicht ist keine Rechtsberatung. Ob eine Funktion in Ihrem Betrieb „erforderlich“ ist, entscheidet sich am Einzelfall — und genau dort liegt bei den meisten Positionen die eigentliche Frage. Lassen Sie das prüfen, bevor Sie eine Stelle unbesetzt lassen.

Was mit der Person dagegen sicher nicht aussetzt, sind die Rechtspflichten selbst: Prüffristen, Unterweisungen, Genehmigungsauflagen und Meldetermine laufen personenunabhängig weiter. Ein Rechtskataster hält sie zentral fest, damit sie nicht am Wissen eines Einzelnen hängen — wie sich Pflichten in den Griff bekommen lassen, beschreibt der Praxisleitfaden auf rechtskataster.com.

Die ersten Tage: sichern, was sonst verloren geht

Knapp ist nicht die Rolle, sondern die Zeit, in der die Person noch erreichbar ist. Jeder Tag, an dem Zugänge, Fristen und Ablageorte nicht gesichert werden, ist unwiederbringlich — danach rekonstruieren Sie mühsam, was ein Gespräch in zwei Stunden geklärt hätte.

Das Übergabegespräch, das wirklich hilft

Ist die Person noch erreichbar, führen Sie ein strukturiertes Gespräch — und zwar in dieser Reihenfolge, weil sie vom Dringlichsten zum Nachschlagbaren geht: erst Termine und Fristen, dann offene Verpflichtungen gegenüber Zertifizierer und Behörden, dann die Ablageorte, dann die externen Ansprechpartner, zuletzt die Eigenheiten des Systems — was der Auditor jedes Mal sehen will und wo es beim letzten Mal hakte. Das Ergebnis ist ein Protokoll, von beiden Seiten unterschrieben.

Ist die Person nicht mehr verfügbar, rekonstruieren Sie aus vier Quellen. Der letzte Auditbericht ist der beste Einstieg, weil er Termine, Feststellungen und die Struktur des Systems in einem Dokument bündelt. Dazu kommen der Kalender, das E-Mail-Archiv und die Protokolle der Managementbewertung. Aus diesen vieren lässt sich der Zustand eines Systems in wenigen Tagen wiederherstellen — vorausgesetzt, das Postfach wurde nicht schon archiviert.

Vier Wege aus der Vakanz

Keiner ist von vornherein richtig. Was passt, hängt an der Normenzahl, an den Standorten, an der Branche — und vor allem an der Zeit bis zum nächsten Audit.

Zur Einordnung, ausdrücklich als Größenordnung und nicht als Angebot: Eine dauerhafte Auslagerung bewegt sich bei einem kleinen System mit einer Norm bei wenigen hundert Euro monatlich, bei mehreren Normen oder Standorten im vierstelligen Bereich. Belastbar wird das erst nach einer Bestandsaufnahme, weil der Aufwand am Zustand des Systems hängt und nicht an der Mitarbeiterzahl. Den Aufbau einer internen Nachfolge begleitet die Beratung; die befristete oder dauerhafte Übernahme der Rolle leisten externe Beauftragte, für den Datenschutz der externe Datenschutzbeauftragte — dort ist die externe Besetzung oft der einzige kurzfristig tragfähige Weg, weil die Stelle anders als die Systemrolle nicht vakant bleiben darf.

Wenn das Audit schon im Kalender steht

Das ist der häufigste Anruf: Überwachungsaudit in sechs bis zehn Wochen, und niemand im Haus kann es vorbereiten. In dieser Zeit ist mehr möglich, als es sich anfühlt. Eine externe Überbrückung greift erfahrungsgemäß in zwei bis vier Wochen. Das interne Audit lässt sich extern vergeben — gefordert ist nur, dass niemand den eigenen Bereich auditiert. Und die Managementbewertung holen Sie mit der Leitung und externer Zuarbeit nach; delegierbar ist sie nicht, aber vorbereiten kann sie jemand anders.

Die Zertifizierungsstelle informieren Sie früh und sachlich: ein Anruf bei der Disposition, Wochen vorher. Ein Wechsel ist dort Alltag; problematisch wirkt er nur, wenn der Auditor ihn im Audit selbst entdeckt.

Einen Termin zu verschieben ist möglich, aber es ist die Entscheidung der Zertifizierungsstelle, und der Spielraum ist enger, als viele annehmen: Nach ISO/IEC 17021-1, Klausel 9.1.3.3, muss in jedem Kalenderjahr mindestens ein Überwachungsaudit stattfinden; nur im Rezertifizierungsjahr tritt das Rezertifizierungsaudit an seine Stelle. Ein ausgefallenes Jahr lässt sich nicht durch eine Verschiebung ins nächste heilen — dann kommen Aussetzung oder Entzug des Zertifikats in Betracht. Früh anfragen kostet nichts; kurzfristig absagen kann Gebühren auslösen.

War das System noch im Aufbau, als die Person ging, hilft die Seite Erstzertifizierung beim Wiederaufsetzen. Steht zusätzlich eine Normumstellung an, finden Sie den Fahrplan unter Die Norm wird revidiert.

Vorsorge: damit der nächste Ausfall keiner ist

Fünf Maßnahmen, die wenig kosten und im Ernstfall Wochen sparen. Eine Stellvertretung benennen und tatsächlich einarbeiten, nicht nur auf dem Organigramm. Ein Rollenprofil als gelenktes Dokument führen, mit Aufgaben, Fristen, Zugängen und Kontakten. Nachweise zentral ablegen statt im Postfach einer Person. Eine zweite Person regelmäßig in die internen Audits mitnehmen, damit das Systemwissen verteilt ist. Und eine Übergabe-Checkliste erstellen, solange niemand sie braucht — genau dann entsteht sie vollständig.

Die fünf Stolpersteine aus der Praxis