Externer Datenschutzbeauftragter
IQI — Privates Institut für Qualität und Innovation GmbH — übernimmt die Funktion des externen Datenschutzbeauftragten (DSB) nach DSGVO Art. 37–39. IQI betreut den Datenschutz in Ihrem Unternehmen laufend: von der Erstanalyse über die Maßnahmenumsetzung bis zum jährlichen Datenschutzbericht. Vom Standort Sundern im Sauerland (NRW) aus, deutschlandweit — vor Ort und remote. Aktuell stellt IQI in drei Unternehmen den externen DSB — jeweils in Verbindung mit der Betreuung des Informationssicherheitsmanagements (ISO/IEC 27001 oder TISAX) und teilweise eingebettet in ein integriertes Managementsystem nach EN 9100 und ISO 14001.
Wann ein Datenschutzbeauftragter Pflicht ist
Nach BDSG §38 sind Unternehmen verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen, wenn in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Unabhängig von der Mitarbeiterzahl besteht die Pflicht auch, wenn das Unternehmen Verarbeitungen vornimmt, die einer Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO unterliegen, oder wenn personenbezogene Daten geschäftsmäßig zum Zweck der Übermittlung oder der Markt- und Meinungsforschung verarbeitet werden.
Die häufigsten Gründe, warum Unternehmen den DSB extern besetzen:
Kein interner Kandidat. Die Rolle erfordert Fachkunde im Datenschutzrecht und in der IT-Sicherheit. Im Mittelstand gibt es oft keinen Mitarbeiter, der beides mitbringt — und die Weiterbildung zum DSB kostet Zeit und Geld.
Interessenkonflikte vermeiden. Ein DSB darf nicht gleichzeitig Geschäftsführer, IT-Leiter oder Personalleiter sein — Rollen, die in kleineren Unternehmen häufig die einzigen Kandidaten wären.
Haftung klar regeln. Der externe DSB haftet im Rahmen seines Dienstleistungsvertrags. Die Verantwortung für die Umsetzung bleibt beim Unternehmen, aber die Beratung kommt von einem zertifizierten Fachmann.
Aufgaben nach DSGVO — was IQI für Sie tut
Onboarding: Erstanalyse und Maßnahmenplan
IQI startet jede DSB-Übernahme mit einer Erstanalyse: Wie weit ist Ihr Unternehmen bei der Umsetzung der DSGVO-Pflichten? Wo gibt es Lücken? Das Ergebnis ist ein Maßnahmenplan mit priorisierten Handlungsfeldern. Im ersten Jahr ist der Aufwand typischerweise höher, weil offene Punkte aufgearbeitet werden. Ab dem zweiten Jahr reduziert sich der Betreuungsaufwand auf die laufende Überwachung und Weiterentwicklung.
Laufende Beauftragten-Funktion
Beratung der Geschäftsleitung in allen Belangen des Datenschutzes. Entwicklung von Strategien zum Schutz personenbezogener Daten. Zuweisung von Zuständigkeiten innerhalb des Unternehmens.
Überwachung und Dokumentation. Überwachung der Einhaltung von DSGVO, BDSG und branchenspezifischen Datenschutzvorschriften. Pflege des Verfahrensverzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten (VVT). Dokumentation und Pflege der technisch-organisatorischen Maßnahmen (TOM).
Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA). Unterstützung bei der Durchführung und Überwachung der DSFA gemäß Art. 35 DSGVO — wenn Verarbeitungsvorgänge ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen bergen.
Schulung und Sensibilisierung. Sensibilisierung der Mitarbeiter durch Schulungen und kontinuierliche Beratung. IQI stellt sicher, dass das Datenschutzbewusstsein im Unternehmen verankert ist — nicht als einmalige Pflichtübung, sondern als laufender Prozess.
Anlaufstelle für die Aufsichtsbehörde. Tätigkeit als Anlaufstelle gemäß Art. 39 DSGVO, einschließlich der vorherigen Konsultation nach Art. 36 DSGVO.
Jährlicher Datenschutzbericht. IQI erstellt einen jährlichen Bericht mit allen datenschutzrelevanten Vorkommnissen, dem Status der Maßnahmen und Empfehlungen für die Weiterentwicklung.
DSB für Unternehmensgruppen
IQI übernimmt die DSB-Funktion auch für mehrere Gesellschaften gleichzeitig — mit einem koordinierten Datenschutzkonzept über alle Organisationen hinweg. Das ist besonders relevant für mittelständische Unternehmensgruppen, die mehrere GmbHs unter einem Dach betreiben: gleiche Prozesse, gleiche IT-Infrastruktur, aber jede Gesellschaft braucht einen benannten DSB. IQI implementiert die Datenschutzmaßnahmen in die bestehende Prozessdokumentation unter Beachtung der geltenden Managementregelwerke — ohne Parallelstrukturen.
Datenschutz und Informationssicherheit aus einer Hand
Datenschutz und Informationssicherheit überschneiden sich in vielen Bereichen: TOM, Zugriffskontrollen, Incident Management, Schulungen. IQI bietet die Kombination DSB + ISMB an — ein Ansprechpartner für beide Themen, der die Synergien nutzt statt Doppelarbeit zu erzeugen.
In der Praxis betreut IQI den DSB durchgängig in Verbindung mit ISO/IEC 27001 oder TISAX — und bei zwei Kunden zusätzlich eingebettet in ein integriertes Managementsystem nach EN 9100 und ISO 14001. Wer bereits ein ISMS betreibt oder aufbaut, kann den Datenschutz direkt in das bestehende System integrieren.
Gerade für kleine und mittlere Betriebe macht das den Unterschied: nicht fünf verschiedene Dienstleister für fünf verschiedene Themen, sondern eine feste Bezugsperson und ein bekanntes Team. IQI kennt Ihr Unternehmen, Ihre Prozesse und Ihre Menschen — über alle Managementsysteme hinweg.
→ Mehr zur ISMB-Rolle → Mehr zu ISO/IEC 27001
Wichtiger Hinweis: Keine Rechtsberatung
IQI berät im Datenschutz auf Basis der DSGVO, des BDSG und der einschlägigen Datenschutzvorschriften. IQI bietet keine Rechtsberatung im Sinne des Rechtsdienstleistungsgesetzes (RDG). Für rechtliche Einzelfragen — etwa bei Abmahnungen, Schadensersatzforderungen oder behördlichen Anordnungen — empfiehlt IQI die Hinzuziehung eines spezialisierten Rechtsanwalts. IQI arbeitet auf Wunsch mit Ihrem Rechtsbeistand zusammen.