Rechtskataster: Definition, Bereiche & Anleitung

Ein Rechtskataster (auch Gesetzeskataster, Rechtsverzeichnis oder Rechtsregister genannt) ist die Grundlage für einen strukturierten Nachweis dafür, dass vom jeweiligen Unternehmen wichtige Gesetze, Richtlinien und Verordnungen intern hinsichtlich ihrer relevanten Änderungen überwacht und eingehalten werden. 

Ein Rechtskataster im Unternehmen wurde in der Vergangenheit meistens in Form einer Tabelle entwickelt. Heutzutage stehen den Unternehmen verschiedene, technische Lösungen zur Überwachung gesetzlicher Anforderung zur Verfügung.

Möchten Sie ein Rechtskataster in Ihrem Unternehmen einführen, helfen wir von IQI Ihnen gerne im Prozess. Wir sorgen dafür, dass Sie allen relevanten Gesetzen und Vorschriften übersichtlich in einer interaktiven Tabelle einsehen können und unterstützen Sie mit der Bewertung von Änderungen, um die Rechtssicherheit in Ihrem Unternehmen zu erhöhen sowie für die Normkonformität zu sorgen.

Ein Rechtskataster wird oft im Zusammenhang mit den Normen ISO 9001 (Qualitätsmanagement), ISO 13485 (Medizinprodukte), ISO 14001 (Umweltmanagement), ISO 50001 (Energiemanagement), ISO 45001 (Sicherheit für Gesundheit und Arbeitsschutz) und ISO/IEC 27001 bzw. nach TISAX angewendet. Das Rechtsverzeichnis gilt als geeignetes Mittel, um die Norm-Forderungen und rechtlichen Anforderungen in Bezug auf das Managementsystem bestmöglich zu überwachen, diesen nachzukommen und es beispielsweise im internen oder externen Audit nachzuweisen.

Was ist ein Rechtskataster?

Ein Rechtskataster ist eine Übersicht über wichtige Gesetze, Richtlinien und Verordnungen, die für das betroffene Unternehmen relevant sind. Ein Rechtskataster ist in Form einer Liste oder Tabelle strukturiert dargestellt und zeigt alle Rechtsquellen sowie Verantwortlichkeiten und Nachweise für die Einhaltung der Vorschriften.

Das Rechtskataster eines Unternehmens sollte spätestens dann eingeführt werden, wenn ein Managementsystem implementiert wird und ist anzupassen, sobald sich Gesetze und Verordnungen ändern, die für das Unternehmen ausschlaggebend sind. Für das Rechtskataster gelten sowohl Vorschriften auf europäischer und landesrechtlicher sowie auf kommunaler Ebene (Stadt oder Gemeinde).

Warum sollte ein Rechtskataster erstellt werden?

Ein Rechtskataster sollte erstellt werden, um allen Mitarbeitern die Rechtsvorschriften nahezulegen, die Verantwortlichkeiten bei der Einhaltung der Vorschriften darzustellen und die Rechtssicherheit für interne und externe Audits zu erhöhen. Ein Rechtsverzeichnis bildet die Basis für ein rechtssicheres Unternehmen.

Das Rechtskataster ist wichtig für die Nachweiserbringung hinsichtlich der Überwachung von Anforderungen externer Parteien (z.B. Gesetzgeber) und wird auch in manchen Fällen von Kunden oder Versicherungen verlangt. Ein Rechtskataster bildet alle relevanten Gesetze ab, die für das gesamte Unternehmen oder einen festgelegten Bereich im Unternehmen und seine Compliance relevant sind.

Mit einem Rechtskataster werden Haftungsrisiken als Teil des Risikomanagements minimiert, da Unternehmen zu jeder Zeit die Möglichkeit haben, alle Rechtsvorschriften zu überwachen und in der Lage sind, angemessen und fristgerecht auf rechtliche Änderungen zu reagieren. Im Allgemeinen wird die Rechtssicherheit im Unternehmen mit einem Rechtskataster erhöht, indem alle Vorschriften und Anforderungen regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst werden.

In welchen Bereichen werden Rechtskataster erstellt?

Rechtskataster werden für Unternehmen in allen Bereichen (z.B. Qualitätsmanagement, Arbeitsschutz, Umweltmanagement, Informationssicherheitsmanagement und Energierecht) erstellt. 

Rechtskataster werden oft im Zusammenhang mit der Einführung oder Optimierung von Managementsystemen erstellt, da bei vielen Normen die Überwachung gesetzlicher Anforderungen einen Teil der Forderungen darstellt.

Die folgende Liste zeigt, in welchen Bereichen Rechtskataster besonders häufig erstellt werden.

• ISO 45001: Die ISO 45001 regelt die Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz. Die Rechtsbereiche Arbeitssicherheit, Anlagensicherheit, Betriebssicherheit und Gefahrstoffe sind beispielsweise für das ISO 45001 Rechtskataster interessant.
• ISO 50001: Die ISO 50001 regelt das Energiemanagement im Unternehmen. Die Rechtsbereiche Verbesserung der Energieeffizienz, Energie- und Stromsteuerrecht und erneuerbare Energien sind zum Beispiel für das Rechtskataster ISO 50001 interessant.
• ISO 14001 & EMAS: Die ISO 14001 und EMAS regeln das Umweltmanagement im Unternehmen. Die Rechtsbereiche Umweltschutz, Umweltrecht, Nachhaltigkeit, Abfallrecht, Emissions- oder Immissionsschutz, Wasserschutz, Gefahrstoffe, Gefahrgut und Naturschutz sind unter anderem für das Rechtskataster ISO 14001 bzw. EMAS interessant.
• ISO 9001: Die ISO 9001 regelt das allgemeine Qualitätsmanagement im Unternehmen. Die Rechtsbereiche Lieferkettengesetz, Verpackungsgesetz und Marktüberwachung sind beispielsweise für das Rechtskataster ISO 9001 interessant.
• ISO/IEC 17025: Die ISO/IEC 17025 regelt das Qualitätsmanagement in Prüf- und Kalibrierlaboren und stellt eine korrekte Arbeitsweise im Labor sicher. Die Rechtsbereiche Betriebssicherheit, Anlagen- und Maschinensicherheit sowie Werkstoffprüfung sind zum Beispiel für das ISO/IEC 17025 Rechtskataster interessant.
• ISO 13485: Die ISO 13485 regelt das Qualitätsmanagement für die Produktion von Medizinprodukten. Die Rechtsbereiche der Produktsicherheit und der Medizinproduktindustrie sind für das ISO 13485 Rechtskataster besonders interessant. 
• ISO/IEC 27001 und TISAX ® : DIE ISO/IEC 27001 und TISAX ® regeln die Informationssicherheit. Die Rechtsbereiche IT-Sicherheit, Datenschutz und die Datenschutz-Grundverordnung sind unter anderem für das Rechtskataster ISO 27001 bzw. TISAX ® interessant.
• EN 9100: Die EN 9100 regelt das Qualitätsmanagement in der Luft- und Raumfahrt sowie in der Verteidigung. Die Rechtsbereiche Arbeitssicherheit und Produktsicherheit (aber auch Wirtschaftsrecht wie Embargos und Dual-Use-Bestimmungen) sind zum Beispiel für das EN 9100 Rechtskataster interessant.

Wie erstellt man ein Rechtskataster?

Man erstellt ein Rechtskataster, indem man die notwendigen Vorschriften ausfindig macht, diese filtert, die Verantwortlichkeiten im Unternehmen festlegt, genehmigungspflichtige Aspekte berücksichtigt und schließlich das Rechtsverzeichnis mit der Nachweiserfüllung der Vorschriften entwickelt.

Die folgende Anleitung zeigt in 8 Schritten, wie man ein Rechtskataster erstellt und pflegt.

1. Vorschriften kennen: Für die Erstellung eines Rechtskatasters müssen Unternehmen im ersten Schritt alle aktuellen Gesetze, Rechtsverordnungen und Verwaltungsvorschriften kennen.
2. Vorschriften filtern: Die Gesetze, Rechtsverordnungen und Verwaltungsvorschriften sind im zweiten Schritt anhand einer Anwendbarkeitsprüfung mittels ausschlaggebender Kriterien (z.B. Anzahl beschäftigter Personen, Unternehmensprozesse, Unternehmensstandort, Genehmigungen, Unternehmensform) zu filtern, sodass nur relevante Gesetze und Verordnungen für das Unternehmen verbleiben.
3. Verantwortlichkeiten festlegen: Die Verantwortlichkeiten für die Erstellung und die kontinuierliche Pflege des Rechtskatasters sind im dritten Schritt für einzelne Mitarbeiter festzulegen und schriftlich im Rechtskataster zu erfassen.
4. Genehmigungspflichtige Aspekte berücksichtigen: Genehmigungspflichtige Bauten, Maschinen, Prozesse und Anlagen, die hinsichtlich eines bestimmten Gesetzes oder einer Vorschrift wichtig sind, sind im vierten Schritt zu ermitteln und im Rechtskataster zu berücksichtigen.
5. Rechtskataster entwickeln: Das Rechtskataster wird im fünften Schritt auf Grundlage der in den ersten vier Schritten ermittelten Informationen von den verantwortlichen Personen entwickelt. 
6. Nachweis für die Erfüllung der Vorschriften erbringen: Zusätzlich zur Erstellung des Rechtskatasters sind als Vorschrift der Normen im sechsten Schritt Nachweise für die Erfüllung der relevanten Vorschriften und Gesetze zu erbringen.
7. Frequenz der Überprüfung auf neue Vorschriften bestimmen: Nach der Fertigstellung des Rechtskatasters wird im siebten Schritt die Frequenz der Überprüfung auf neue Gesetze oder Verordnungen bestimmt. Die Überprüfung neuer Gesetze findet entweder monatlich, einmal im Quartal oder jährlich statt. Bei der regelmäßigen Prüfung ist zu kontrollieren, ob es betriebliche, organisatorische oder prozessspezifische Veränderungen im Unternehmen gab, die einer Optimierung des Rechtsverzeichnisses bedürfen.
8. Regelmäßige Kommunikation sicherstellen: Im achten Schritt ist eine regelmäßige Kommunikation im Unternehmen und ein ständiger Austausch über aktuelle Rechtsgrundlagen sowie mögliche Erneuerung zu gewährleisten.

Im Allgemeinen gibt es in den einschlägigen ISO-Normen keine Definition, wie genau ein Rechtskataster auszusehen hat. Am einfachsten ist für die meisten Unternehmen jedoch, das Rechtsverzeichnis in Form einer Tabelle oder mit digitalen Lösungen (Online Rechtskataster) zu erstellen. Der Begriff “Rechtskataster” selbst wird in keiner ISO Norm erwähnt, daher gibt es verschiedenen Herangehensweisen und Darstellungsformen zur Überwachung gesetzlicher Anforderungen.

Welche Probleme könnten beim Erstellen eines Rechtskatasters auftreten?

Probleme, die beim Erstellen eines Rechtskatasters auftreten könnten, sind die Einführung vieler neuer Vorschriften, Gesetze und Regelungen pro Jahr, die eine kontinuierliche Überwachung der Rechtslandschaft erfordern. Die Pflege und regelmäßige Aktualisierung des Rechtskatasters verlangt demnach viel Zeit.

Für die Erstellung und Aufrechterhaltung des Rechtskatasters sind alle relevanten Rechtsquellen zu finden und aufzulisten, wobei die verschiedenen Gesetzgeber (EU, Bund, Länder), die Regelungsgeber (Gesetzgeber, DGUV, BauA, BSI etc.) und die Hierarchie zwischen diesen Regelungen zu berücksichtigen sind. Verantwortliche Mitarbeiter für das Rechtsverzeichnis haben entsprechend über ein hohes rechtliches Wissen zu verfügen.

Bei der Entwicklung eines Rechtskatasters ist zu berücksichtigen, dass Gesetze und Vorschriften oftmals in einer Form geschrieben sind, die als nicht-leserfreundlich und wenig verständlich wahrgenommen werden, was viele Mitarbeiter verunsichert. Bei Verstößen und Nicht-Einhaltung von Vorschriften riskiert man Bußgelder, Produktionsunterbrechungen und Imageverluste.

Beim Erstellen eines Rechtskatasters ist zu beachten, dass ein Rechtskataster nicht automatisch rechtskonformes Handeln heißt. Neben der Errichtung ist ebenfalls die Kommunikation über die rechtlichen Regelungen und Implementierung dieser in Unternehmensprozessen zu gewährleisten. 

Wer kann ein Rechtskataster anlegen?

Ein Rechtskataster kann vom Unternehmen selbst, von externen Dienstleistungsunternehmen oder von externen Unternehmensberatern angelegt werden. Möchte ein Unternehmen das Rechtskataster selbst erstellen, ist vorauszusetzen, dass ausreichend rechtliches Know-how und genügend interne Ressourcen vorhanden sind.

Wird ein Rechtskataster eigenständig und ohne externe Hilfe erstellt, ist dies in den meisten Fällen kostenlos. Wird ein Rechtskataster online mithilfe von Tools (z.B. mit einer Rechtskataster Vorlage) erstellt oder werden externe Dienstleister bzw. Berater eingesetzt, ist dies kostenpflichtig. Mit externer Hilfe ist jedoch die Wahrscheinlichkeit der Rechtskataster-Vollständigkeit höher.

Rechtskataster Service durch IQI

Wir von IQI helfen Ihnen bei der Erstellung und Pflege Ihres normenkonformen und  anwenderfreundlichen Rechtskatasters. Im Rechtskataster inbegriffen ist die (gemeinsame) Ermittlung relevanter Gesetze und Vorschriften sowie die optionale Begehung Ihrer Betriebsräume zur Berücksichtigung betrieblicher Begebenheiten.

Für die Erstellung des Rechtsverzeichnisses werden von uns sämtliche Rechtsgebiete angeschaut und alle Gesetze ermittelt, die allgemein für das Unternehmen wichtig sind. Nachdem wir die allgemeinen Vorschriften festgestellt haben, fokussieren wir uns auf die einzelne Norm und ihren Rechtsfragen.

Die Vorteile bei der Erstellung Ihres Rechtskatasters durch uns liegen darin, dass für Sie keine Recherchearbeit anfällt, Sie immer ein aktuelles Rechtskataster haben und automatische Benachrichtigungen und die jeweilige Anpassung bei neuer Gesetzeslage erhalten. Mit unserer Hilfe beim Rechtskataster sparen Sie Geld, Zeit und interne Ressourcen.

Wir sorgen dafür, dass Sie einen kontinuierlichen Überblick über unternehmensrelevante Rechtsgrundlagen haben und erläutern Ihnen die Änderungen und Handlungsempfehlungen in verständlicher Sprache. Der Prozess zur Überwachung relevanter Rechtsnormen für das Rechtsverzeichnis wird somit dokumentiert nachgewiesen. 

Wir von IQI bieten Ihnen mithilfe eines Rechtskatasters eine kostengünstige und etablierte Lösung zur Erfüllung der normativen Forderungen, indem wir das Kataster erstellen und eine kontinuierliche Überwachung sowie Bewertung rechtlicher Anforderungen für Sie durchführen. Ihr Rechtskataster wird von uns einmal im Monat analysiert und bei Bedarf aktualisiert.

Gerne erweitern wir unsere Rechtskataster Dienstleistungen bei Ihnen auch mit einem Compliance Audit in Ihrem Unternehmen und ermitteln für Sie die bindenden Verpflichtungen im Rahmen der ISO 14001 oder EMAS.