Was ist Gap Analyse für Managementsysteme?

Die Gap Analyse, auch Lückenanalyse oder Bestandsaufnahme genannt, ist ein Pre-Audit vor dem internen Audit und soll ermitteln, inwiefern Anforderungen einer Norm oder eines Standards im Unternehmen erfüllt werden. 

Hierfür wird die vorhandene Dokumentation des Unternehmens (z.B. Checklisten, Qualitätskontrollen, Prozessbeschreibungen etc.) von einem Auditor eingesehen. Daraus ergibt sich, ob weitere Maßnahmen für die Übereinstimmung mit der jeweiligen Norm oder dem Standard ergriffen werden müssen. Ein Maßnahmenplan wird dann mithilfe der Ergebnisse erstellt.

Eine Gap Analyse kann in jedem Unternehmen durchgeführt werden, die interne Audits durchführen oder eine Zertifizierung anstreben. Die Durchführung einer Gap Analyse ist bei uns bei IQI fester Bestandteil der Beratung.

Wann wird eine Gap Analyse durchgeführt?

Eine Gap Analyse wird vor dem eigentlichen internen oder externen Audit durchgeführt, damit ein Managementsystem eingeführt oder das bereits bestehende System überarbeitet werden kann. Falls Mängel bei der angebotenen Leistung, der Dienstleistung oder den Produkten im Unternehmen entstehen, wird eine Ursachenanalyse durchgeführt.

Die Gap Analyse gilt als Überwachungsmaßnahme des Unternehmens und des Managementsystems. Die in der Gap Analyse ermittelten Abweichungen oder Fehler müssen bis zum tatsächlichen internen oder externen Audit behoben werden. Auch bei Normrevisionen müssen Gap Analysen durchgeführt werden. 

Wie ist der Ablauf einer Gap Analyse?

Der Ablauf einer Gap Analyse wird in 4 Schritte unterteilt: die Ermittlung des IST-Zustands, das Definieren der Ziele, die Ursachenanalyse und die Planung der weiteren Maßnahmen. Wir erklären Ihnen im Folgenden die einzelnen Schritte.

1. Ermittlung des IST-Zustands: Bei der Ermittlung des IST-Zustands werden alle Unternehmensbereiche, die mit der jeweiligen Norm oder dem Standard in Verbindung stehen, unter die Lupe genommen. Dabei werden Daten über beispielsweise die Customer Journey Map, den Net Promoter Score, eine Empathiekarte, einen Service Blueprint oder ein Prozessflussdiagramm gesammelt und mit beteiligten Personen besprochen. Hier wird untersucht, an welchen Stellen es Probleme, Verbesserungsmöglichkeiten oder Nicht-Übereinstimmungen mit der Norm oder dem Standard gibt. 
2. Definieren der Ziele: Im nächsten Schritt werden Ziele definiert, die aufzeigen, was das Unternehmen noch erreichen möchte, was die unternehmerischen Ziele sind und welche Anforderungen noch erfüllt werden müssen. Dafür werden Mindmaps erstellt. Des Weiteren wird überlegt, wie der Idealfall aussehen würde und inwiefern die Ziele noch nicht erreicht wurden. Der jetzige Zustand wird mit dem Idealzustand verglichen.
3. Ursachenanalyse: Bei der Ursachenanalyse wird festgestellt, was dazu beigetragen hat, dass die gesetzten Ziele noch nicht erreicht wurden und was zwischen dem IST-Zustand und dem Idealzustand fehlt. Ebenfalls wird die Frage gestellt, welche Lösungen es für die Behebung der Ursachen gibt.
4. Planung der Maßnahmen: Im letzten Schritt wird geplant, welche Maßnahmen für das Erreichen der Ziele noch getroffen und welche Änderungen im Unternehmen dafür vorgenommen werden müssen. Der Zeitraum, in dem die Maßnahmen ergriffen werden sollen, wird hierbei ebenfalls festgelegt. 

Was ist das Ziel einer Gap Analyse?

Das Ziel einer Gap Analyse ist die detaillierte Bewertung des Unternehmens und dessen Prozesse und dient der allgemeinen Verbesserung der Leistungsqualität. Als Schwachstellenanalyse ist die Gap Analyse Teil der Strategieplanung und dient als Fahrplan für Unternehmen.

Ein weiteres Ziel der Gap Analyse ist der Vergleich der momentanen Leistung mit den erwarteten Leistungen, indem eine Analyse der Norm- oder Standardanforderungen und der bisherigen Unternehmenspolitik durchgeführt wird. Die Frage danach, wo das Unternehmen derzeit steht und welche Ziele es verfolgen möchte, ist hierbei entscheidend.

Die Gap Analyse ist eine Möglichkeit, fehler- oder mangelhafte Prozesse, Strukturen oder Arbeitsweisen im Unternehmen zu erkennen und zu optimieren. Sowohl das Management als auch die Mitarbeiter können ihre Leistungen mithilfe einer Gap Analyse verbessern.

Welche Vorteile bringt eine Gap Analyse?

Eine Gap Analyse bringt den Vorteil, dass Abweichungen der Norm oder des Standards noch vor dem eigentlichen internen oder externen Audit identifiziert und beseitigt werden können. Als Planungs- und Kontrollinstrument dient die Gap Analyse der Verhinderung möglicher Fehlinterpretation der Norm und der Aufzeigung von Verbesserungspotenzialen.

Mit einer Gap Analyse können Maßnahmen frühzeitig eingeleitet, Unternehmensziele anschaulich dargestellt, Neukunden gewonnen und der Umsatz erhöht werden. Außerdem kann die Gap Analyse eine Hilfe für Unternehmen bei der Umstellung auf neue oder revidierte Normen oder Standards sein.

Sind Sie an einer Gap Analyse interessiert?

Sind Sie an der Durchführung einer Gap Analyse in Ihrem Unternehmen interessiert, dann profitieren Sie von unserer Beratung zu einzelnen Normen und Standards. Wir helfen Ihnen beim Erreichen Ihrer Ziele, führen interne Audits durch und bereiten Sie auf die Zertifizierung vor. Bei weiteren Fragen zu “Was ist eine Gap Analyse", kontaktieren Sie uns gerne über das unten stehende Kontaktformular.